Privacyverklaring: wat we van je weten, waarom en hoe lang.

In het kort

• aircoholland.nl is een site van Airco Holland B.V. in Hoofddorp. Wij zijn verantwoordelijk voor wat er met je gegevens gebeurt.
• Deze site zet geen cookies. We houden wel bij hoe de site gebruikt wordt, met een eigen meting: zonder cookies, zonder je IP-adres te bewaren en zonder andere bedrijven.
• Stel je een vraag aan Fris, onze assistent, of bel of mail je ons, dan komt dat in ons klantsysteem. Een AI helpt met lezen en antwoorden. Een mail van ons gaat pas weg als Rein of Peter erop klikt, behalve de vaste bevestiging als je met Fris een afspraak maakt.
• We verkopen je gegevens niet.
• Je mag altijd vragen wat we van je weten, en het laten verbeteren of wissen.

Wie we zijn

Airco Holland B.V. is verantwoordelijk voor je gegevens, ook voor wat er op deze site gebeurt. Rein Gerritse en Peter Reijling zijn de eigenaren.

Onderhoud regelen we op airco-onderhouden.nl. Die site is ook van ons. Praat je daar met Fris, of gebruik je Mijn onderhoud, lees dan ook de privacyverklaring van airco-onderhouden.nl.

Heb je een vraag over je gegevens, bel of mail ons. Rein zoekt het voor je uit.

Als je deze site bekijkt

Deze site zet geen cookies. Lettertypen, foto's en de rest komen van onze eigen server, dus je browser haalt die niet bij andere bedrijven op.

Ook de prijzen en onze Google-score haalt onze server zelf op bij ons klantsysteem. Daarbij gaat niets van jou mee.

Zoals elke server houdt die van ons hostingbedrijf bij wie er langskomt: het tijdstip, je IP-adres, welke pagina je opvroeg, en je browser en toestel.

We gebruiken die gegevens alleen voor de site zelf: om storingen en aanvallen te zien, en om kapotte links te repareren. Dat mag, omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben: een site die werkt en veilig is.

Hoe we meten wat er op de site gebeurt

We willen weten welke pagina's mensen helpen en waar ze vastlopen. Daarom houden we zelf bij hoe de site gebruikt wordt. We doen dat zonder cookies en zonder andere bedrijven: alles komt in ons eigen klantsysteem.

Opent deze site in een tabblad, dan maakt je browser een willekeurig nummer aan voor dit bezoek. Dat nummer staat alleen in de opslag van dat tabblad (sessionStorage) en is weg zodra je het tabblad sluit. Een volgend bezoek krijgt een nieuw nummer, dus we herkennen je niet terug.

Bij dat nummer zien we welke pagina's je bekeek en in welke volgorde, of je via een zoekmachine, een andere site of rechtstreeks kwam, of je scherm smal of breed is, en een paar dingen die je deed: de rekenhulp gebruiken, je gegevens versturen, Fris openen, de plaatscheck gebruiken, op ons telefoonnummer of mailadres tikken. Wat je typt, bewaren we daarbij niet.

We bewaren je IP-adres niet bij de meting, en ook niet je browser, je toestel of andere kenmerken waarmee je te herkennen bent. We volgen je niet op andere sites en maken geen profiel van je.

Laat je in de rekenhulp of bij Fris je gegevens achter, dan ziet Rein bij je aanvraag ook welke pagina's je in dat bezoek bekeek. Zo weet hij waar je al over las. Dat bewaren we hooguit negentig dagen.

Dat mag, omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben: een site die goed werkt en aanvragen die we goed opvolgen. Wil je niet gemeten worden? Zet Global Privacy Control of Do Not Track aan in je browser, dan meten we niets. Of klik op Niet meten in ons cookiebeleid of onderaan de pagina: dan meten we niets meer zolang dat tabblad openstaat. Wat we vóór die klik al van je bezoek hadden, wissen we niet meteen. Dat gaat weg na de termijnen onder Hoe lang we het bewaren.

Als je met Fris praat

Fris is onze digitale assistent. Op de pagina Prijs uitrekenen staat het gesprek meteen open. Op de andere pagina's gaat het nooit vanzelf open, alleen als je op een knop klikt, zoals die rechtsonder. Onder het gesprek staat dat Fris een automatische assistent is.

Wat je typt, gaat naar ons klantsysteem, zodat Rein kan meelezen. Om je te antwoorden, gaat je vraag ook naar Claude, de AI van Anthropic. Fris antwoordt alleen uit onze eigen teksten. Weet hij iets niet zeker, dan zegt hij dat en kan hij je vraag doorzetten naar Rein.

Wil je weten wat een airco bij jou kost, dan vraagt Fris hoeveel ruimtes het zijn en hoe groot elke ruimte is, en daarna je naam, woonplaats, telefoonnummer en mailadres. Voor een bezichtiging vraagt hij ook je adres. Die komen in ons klantsysteem, bij je gesprek. De AI rekent en plant daarbij niet zelf: de prijsindicatie komt uit onze prijslijst en de vrije momenten uit onze agenda, volgens vaste regels in ons klantsysteem.

Het gesprek bewaren we negentig dagen na het laatste bericht. Liet je je gegevens achter, dan hoort het bij je aanvraag en bewaren we het zo lang als onder Hoe lang we het bewaren staat.

Wil je de prijsindicatie per mail, dan zetten we hem klaar. Rein kijkt hem eerst na, en pas als hij op versturen klikt, gaat hij weg.

Geef je Fris je adres voor een afspraak, dan kijken we of straat, huisnummer en postcode bij elkaar horen. Daarvoor gaan alleen je postcode en huisnummer naar de openbare adreszoeker van PDOK, die de officiële adressen uit de Basisregistratie Adressen kent. Je naam gaat niet mee.

Plan je met Fris een bezichtiging op een dag en tijd na de eerstvolgende twee werkdagen, dan staat hij meteen vast in onze agenda, en krijgt Rein er een melding van. Kies je een eerder moment, dan bevestigen we het nog. Na je afspraak krijg je meteen een vaste bevestiging per mail, ook als we het moment nog bevestigen.

Je browser onthoudt het gesprek alleen in dit tabblad, zolang dat openstaat, zodat het doorloopt als je naar een andere pagina gaat. Je contactgegevens, je postcode en de momenten bewaart hij daarbij niet. Fris zet geen cookies.

Vraag je een prijs, advies of een afspraak, dan gebruiken we je gegevens om dat te regelen. Dat mag, omdat je een overeenkomst met ons wilt sluiten.

Zet er niets in wat we niet nodig hebben, zoals iets over je gezondheid.

Als je belt, mailt of klant wordt

Bel of mail je ons, vraag je een prijs of word je klant, dan bewaren we je gegevens in ons klantsysteem. Het gaat om:

• je naam, adres, postcode, woonplaats, mailadres en telefoonnummer
• wat je ons schrijft, met de foto's en tekeningen die je meestuurt
• de airco en ons werk: het aantal ruimtes en hoe groot ze zijn, welke airco we voorstellen of plaatsen, afspraken, offertes, facturen en wat we eerder bij je deden

Dat hebben we nodig om je een prijsindicatie te sturen, bij je te komen kijken, een offerte te maken, de airco te plaatsen en de rekening te sturen. Dat mag, omdat het nodig is voor de overeenkomst met jou of voor een overeenkomst die je met ons wilt sluiten. Facturen en de administratie moeten we volgens de belastingwet bewaren.

Vroeg je een prijs aan met het formulier op onze vorige site, dan kwam je aanvraag als mail bij ons binnen. Die staat ook in ons klantsysteem.

Je hoeft ons niets te geven. Maar zonder adres kunnen we niet langskomen, en zonder telefoonnummer of mailadres kunnen we je geen antwoord geven.

Wat er in ons klantsysteem gebeurt

Ons klantsysteem leest de mail die binnenkomt op ons algemene adres. Claude, de AI van Anthropic, kijkt waar je bericht over gaat, haalt je gegevens eruit en schrijft een conceptantwoord, bijvoorbeeld met een prijsindicatie.

Dat concept gaat niet vanzelf naar je toe. Rein of Peter leest het en past het aan waar nodig. Pas als hij op versturen klikt, gaat het weg. Dat is geen werkafspraak maar een slot in de software. De AI beslist dus niets over je: wat je antwoord, prijs of afspraak wordt, bepalen Rein en Peter.

Open je een offerte of factuur via de link in onze mail, dan ziet Rein dat je hem bekeken hebt. Zeg je online ja of nee, of trek je je ja binnen de bedenktijd in, dan leggen we je naam, het tijdstip, je IP-adres en wat je erbij schrijft vast. Zo kunnen we laten zien wat er is afgesproken. Dat mag, omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.

Bij je factuur kan een link zitten om ons te beoordelen op Google. Klik je erop, dan zien we dat. Heb je hem na een week niet geopend, dan kan Rein je één herinnering sturen.

Bel je ons, dan noteren we wat nodig is: wie je bent, waar het over ging en wat we afspraken.

Een paar dingen gaan zonder klik van Rein of Peter: de antwoorden van Fris op je scherm, een bezichtiging die je met Fris vastlegt, en de vaste bevestiging per mail na een afspraak met Fris.

Mail van ons

Ben je klant, dan kunnen we je mailen over de airco die we bij je plaatsen. Bijvoorbeeld na de installatie een aanbod voor onderhoud, of later een herinnering als het jaarlijkse onderhoud weer nodig is.

Fris vraagt in het gesprek of we je daarna ook af en toe mogen mailen. Dat doen we alleen als je ja zegt, en dan bewaren we de vraag zoals je hem zag en wanneer je ja zei.

Wil je dat niet, zeg het, of meld je af met de link in de mail. Dan stopt het. Je hoeft er geen reden voor te geven.

Ben je geen klant, dan mailen we je geen aanbiedingen, tenzij je daar zelf ja op zei. En we bellen niemand om iets te verkopen zonder dat hij daar ja op zei, ook klanten niet.

Als je online betaalt

Een factuur kun je online betalen met iDEAL | Wero, met de knop in je factuurmail of op je factuurpagina.

De betaling loopt via Stripe. Stripe krijgt daarvoor het bedrag en je mailadres, en laat ons weten dat je betaald hebt. Dan zetten we je factuur op betaald, met wanneer en hoe je betaalde. Dat mag, omdat het nodig is voor de overeenkomst met jou.

Wie je gegevens nog meer ziet

Een paar bedrijven helpen ons. Ze mogen je gegevens alleen voor ons gebruiken, niet voor zichzelf.

Verder geven we gegevens alleen als de wet het eist, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Buiten de EU

Anthropic, Google, Railway en Cloudflare zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen je gegevens in de Verenigde Staten terechtkomen. Bij Anthropic gebeurt dat altijd, want daar draait de AI.

Microsoft is ook een Amerikaans bedrijf, maar houdt de mail van Europese bedrijven zoals het onze binnen Europa, op een paar uitzonderingen na.

Dat mag alleen met waarborgen die de Europese Commissie heeft goedgekeurd: de standaardcontractbepalingen, of het EU-VS-gegevensprivacykader als een bedrijf daaraan meedoet. Voor deze bedrijven is dat geregeld. Wil je zien hoe, vraag het ons, dan sturen we je een kopie of een link.

Hoe lang we het bewaren

• Een aanvraag waar niets uit voortkomt: vierentwintig maanden. Daarna wissen we hem.
• Ben je klant: zolang je klant bent, en daarna zolang we het nodig hebben voor de garantie en voor vragen over ons werk.
• Een gesprek met Fris: negentig dagen na het laatste bericht. Liet je je gegevens achter, dan hoort het gesprek bij je aanvraag en geldt wat hierboven staat.
• Facturen en de administratie: zeven jaar, want dat eist de belastingwet.
• Wat we meten van een bezoek: dertig dagen. Daarna houden we alleen tellingen per dag over, zonder nummer, en die bewaren we vijfentwintig maanden.
• De pagina's die je bekeek bij een aanvraag: zolang we het gesprek bewaren, en hooguit negentig dagen.
• Reservekopieën van ons klantsysteem: dertig dagen. Daarna worden ze vanzelf gewist.
• Wat Anthropic van ons krijgt: dat wordt daar in de regel binnen dertig dagen gewist, en Anthropic traint er zijn AI niet mee.

Hoe we je gegevens beschermen

In ons klantsysteem komen alleen mensen van Airco Holland en Diginesso, en alleen na inloggen. Het verkeer met deze site en met het klantsysteem is versleuteld. Elke drie uur maken we een reservekopie, en we controleren of die compleet is.

Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens als dat moet, en aan jou als het risico voor jou groot is.

Wat je kunt vragen

Het zijn jouw gegevens. Je kunt ons vragen om:

• te laten zien welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen
• te verbeteren wat niet klopt
• je gegevens te wissen, behalve wat we moeten bewaren (facturen bijvoorbeeld zeven jaar)
• je gegevens even niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we uitzoeken of iets klopt
• te stoppen met iets wat we doen omdat we er zelf belang bij hebben (bij mail van ons stoppen we altijd)
• je gegevens mee te geven in een gewoon bestand, voor jezelf of voor een ander bedrijf

Gaf je ergens toestemming voor, dan kun je die altijd intrekken.

Vraag het per mail of telefoon. We antwoorden binnen een maand. Soms vragen we eerst of je kunt laten zien dat je het zelf bent, zodat we niets aan de verkeerde geven.

Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, zeg het ons. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als dit verandert

Verandert er iets in wat we met gegevens doen, dan passen we deze pagina aan en zetten we de nieuwe datum bovenaan. Willen we je gegevens ooit voor iets nieuws gebruiken, dan hoor je dat eerst.